Diese Frage haben wir Peter Hollmann, Betriebsleiter von Niederberger Strausberg, gestellt. Sein Betrieb bildet, genauso wie Niederberger Duisburg, Niederberger Berlin und unsere Verwaltung in Köln, auch in diesem Jahr wieder junge Menschen in diesem Lehrberuf aus. „Ohne unsere Büroarbeiter funktioniert unser Handwerk nicht. Die Büroarbeit ist essentiell, um einen reibungslosen Ablauf unserer vielen verschiedenen Dienstleistungen sicherzustellen. Es erfordert gute organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise, um die vielen unterschiedlichen Aufgaben effizient zu bewältigen“, so Peter Hollmann.
Hier sind einige typische Tätigkeiten, die in der Büroarbeit der Betriebe unserer Firmengruppe anfallen können: Peter Hollmann zur Kundenkommunikation:
Die Mitarbeitenden im Büro sind oft die ersten Ansprechpartner für Kundenanfragen, -aufträge und -beschwerden. Sie nehmen Telefonate entgegen, beantworten E-Mails und sorgen für eine reibungslose Kommunikation zwischen unseren Betrieben und unseren Kunden.
Peter Hollmann über die Angebotserstellung: Bei Anfragen von potenziellen Kunden erstellen die Büromitarbeitenden Angebote und Kostenvoranschläge für die Reinigungs- und technischen Dienstleistungen. Dazu analysieren sie die Anforderungen des Kunden und berechnen den geschätzten Arbeitsumfang und die Kosten.
Peter Hollmann zum Vertragsmanagement: Das Büro ist außerdem verantwortlich für die Erstellung und Verwaltung der Verträge mit den Kunden. Sie stellen sicher, dass die Verträge rechtsgültig sind und alle vereinbarten Leistungen und Konditionen enthalten sind. Änderungen oder Erneuerungen der Verträge werden ebenfalls vom Büro bearbeitet.
Peter Hollmann betont das Personalmanagement: Die Büromitarbeitenden kümmern sich in enger Absprache mit den einzelnen Objektleitern und fachlichen Vorgesetzten um die Planung des Personals für unsere Aufträge. Sie erstellen Arbeitspläne, berücksichtigen Urlaubsanträge, Krankheitsvertretungen und organisieren gegebenenfalls den Einsatz von zusätzlichem Personal bei großen Projekten, saisonalen Arbeiten oder Engpässen.
Peter Hollmann über die Aufgaben im Rechnungswesen: Das Büro ist für die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen zuständig. Sie erfassen die erbrachten Leistungen, erstellen Rechnungen an die Kunden und überwachen den Zahlungseingang. Auch die Buchhaltung, das Führen von Lohn- und Gehaltslisten und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs fallen in den Aufgabenbereich des Büros.
Peter Hollmann zur Beschaffung und Lagerverwaltung: Das Büro kümmert sich auch um die Beschaffung von Reinigungsmaterialien, -geräten und -mitteln sowie technisches Equipment. Sie verwalten das Lager, überprüfen den Bestand, bestellen bei Bedarf nach und stellen sicher, dass unsere Handwerker und Techniker mit den erforderlichen Ressourcen ausgestattet sind.
Peter Hollmann über Dokumentationsaufgaben und Berichterstattung: Unsere Büromitarbeiter dokumentieren alle relevanten Informationen, wie Reinigungspläne, Arbeitsnachweise, Kundenbeschwerden oder Personalunterlagen. Dafür arbeiten sie eng mit den Objektleitern zusammen und nutzen sowohl spezielle Branchensoftware, als auch gängige Office-Software. Sie erstellen außerdem Berichte und Statistiken für die Betriebsleiter und verwenden auch dafür gegebenenfalls Software-Tools zur Organisation und Verwaltung der vielen Daten.
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Weitere Informationen unter: www.niederberger.de
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Übrigens: Wir stellen bundesweit ein und bilden aus. Finden Sie freie Stellen und Ausbildungsplätze in unseren Betrieben gleich hier.
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